Tugas Bongkar Muat, Prosedur, Biaya & Dokumen yang Disiapkan!

Bongkar muat adalah proses pemindahan barang dari satu moda transportasi ke moda transportasi lain atau dari kapal ke daratan dan sebaliknya. Ini adalah aktivitas yang krusial dalam industri logistik dan transportasi, memastikan barang dapat berpindah dari produsen ke konsumen atau dari titik asal ke destinasi dengan lancar. Dalam konteks maritim, bongkar mengacu pada proses mengeluarkan muatan dari kapal, sedangkan muat berarti memasukkan barang ke dalam kapal.

Industri bongkar muat memegang peran penting dalam ekosistem logistik global. Namun, dengan meningkatnya volume kontainer dan kompleksitas jadwal, muncul tantangan operasional yang menghambat efisiensi. Salah satu solusi inovatif untuk tantangan ini adalah Transportation Management System (TMS).

Peningkatan arus barang melalui pelabuhan menyebabkan isu seperti ketidaksesuaian jadwal, kesulitan pelacakan kontainer, serta potensi kesalahan manual. Kesalahan minima pun bisa mengakibatkan kerugian waktu dan biaya operasional yang signifikan, serta merugikan reputasi perusahaan. Untuk itu yuk mari kita kenali apa itu bongkar muat, proses.

Apa Itu Bongkar Muat & Tahapannya?

Bongkar muat adalah proses pemindahan barang dari satu moda transportasi ke moda transportasi lain atau dari kapal ke daratan dan sebaliknya. Ini adalah aktivitas yang krusial dalam industri logistik dan transportasi, memastikan barang dapat berpindah dari produsen ke konsumen atau dari titik asal ke destinasi dengan lancar. 

Dalam konteks maritim, bongkar mengacu pada proses mengeluarkan muatan dari kapal, sedangkan muat berarti memasukkan barang ke dalam kapal. Berikut adalah tahapan dari bongkar muat?

1.Penerimaan Informasi

Sebelum proses bongkar muat dimulai, perlu ada koordinasi antara pihak pengirim, penerima, dan pihak pelabuhan atau gudang. Informasi seperti jenis barang, jumlah, dan jadwal kedatangan diperlukan untuk memastikan persiapan yang memadai. Sehingga hal yang perlu disiapkan adalah kapal, pelabuhan hingga pemberitahuan minimal 24 jam sebelum kedatangan. 

2. Pemeriksaan Fisik & Dokumen

Berdasarkan informasi yang diterima, alat berat seperti crane, forklift, atau alat muat lainnya disiapkan. Demikian pula dengan tenaga kerja yang akan melakukan proses bongkar muat. Termasuk pemeriksaan fisik yang wajib dilakukan untuk memastikan keadaan barang tidak rusak dan sesuai. 

3. Proses Bongkar (Pengecekan & Verifikasi)

Barang-barang dikeluarkan dari kapal atau kendaraan pengangkut dan ditempatkan di area penampungan sementara di pelabuhan atau gudang. Disini adalah proses pemisahan barang yang wajib dipisahkan ke tempat yang lebih aman. Ini adalah proses pengecekan & verifikasi untuk memastikan tidak ada kerusakan dan disesuaikan dengan daftar muatan. 

4. Proses Muat 

Setelah semua barang dimuat, dokumen final seperti surat jalan atau bill of lading dibuat dan diserahkan kepada pihak yang berwenang. Proses bongkar muat ini memastikan barang yang akan dikirim ke destinasi selanjutnya. Proses barang yang dimuat kedalam kapal atau kendaraan pengangkut untuk dibawa ke destinasi lainnya. 

5. Finalisasi 

Proses ini memerlukan koordinasi yang ketat untuk memastikan efisiensi dan keamanan. Setelah semua barang dimuat, dokumen final seperti surat jalan atau bill of lading dibuat dan diserahkan kepada pihak yang berwenang.

Dokumen Bongkar Muat Ekspor Impor

Dokumen yang diperlukan untuk bongkar muat impor dan ekspor memiliki perbedaan signifikan karena mereka melayani tujuan yang berbeda dan harus memenuhi persyaratan pabean dari negara asal dan negara tujuan. 

Meskipun ada beberapa kesamaan antara dokumen yang diterima untuk bongkar muat impor dan ekspor, perbedaannya terletak pada tujuan dan persyaratan khusus dari masing-masing proses. Memahami setiap dokumen dengan baik adalah kunci untuk memastikan kelancaran proses bongkar muat, baik impor maupun ekspor. Berikut adalah rincian penjelasannya:

1. Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill (AWB)

Dokumen transportasi yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran atau maskapai penerbangan yang menunjukkan rincian barang yang diimpor dan sebagai bukti kontrak pengangkutan.

2. Pakta Integritas

Sebuah dokumen yang menyatakan integritas dan kejujuran pihak yang terlibat dalam proses impor.

3. Surat Keterangan Asal Barang (Certificate of Origin - COO)

 Dokumen yang menunjukkan asal barang yang diimpor, seringkali diperlukan untuk klaim tarif atau kualifikasi preferensi perdagangan.

4. Dokumen Pabean

Formulir pabean yang harus diisi untuk deklarasi barang yang diimpor atau diekspor. Termasuk dengan surat Izin Ekspor yang berisikan izin tertulis yang diperoleh dari otoritas setempat untuk mengekspor barang ke luar dari negara tersebut, jika diperlukan.

5. Invoice Impor/Ekspor

Dokumen dari penjual ke pembeli yang mencantumkan rincian produk, kuantitas, harga, dan syarat-syarat pembayaran. Melalui invoice akan dipastikan bahwa barang adalah jenis barang impor atau ekspor. Jika ternyata ekspor, maka akan ada packing list berisi daftar rincian dari isi kargo yang diekspor, termasuk jumlah, deskripsi, dan berat barang.

6. Surat Izin Impor

Izin tertulis yang diperoleh dari otoritas setempat untuk mengimpor barang ke dalam negara tersebut, jika diperlukan.

Biaya Bongkar Muat, Tantangan Utama Industri Bongkar Muat & Solusinya 

Biaya bongkar muat sejak tahun 2022 mengalami kenaikan berdasarkan PM No.121/2018 hasil evaluasi yang dilansir melalui Bisnis.com. Putusan yang disampaikan bahwa kenaikan tarif akan selalu dievaluasi paling cepat setiap 2 tahun sekali. Hal yang menjadi pertimbangan matang adalah biaya upah tenaga kerja hingga harga BBM yang meningkat hingga 125%. 

Peningkatan arus barang melalui pelabuhan menyebabkan isu seperti ketidaksesuaian jadwal, kesulitan pelacakan kontainer, serta potensi kesalahan manual. Kesalahan minima pun bisa mengakibatkan kerugian waktu dan biaya operasional yang signifikan, serta merugikan reputasi perusahaan. 

TMS (Transportation Management System) adalah solusi teknologi yang dirancang untuk memaksimalkan efisiensi pengiriman dan distribusi bongkar muat barang. Sistem ini menyediakan platform terintegrasi yang mencakup fungsionalitas seperti pelacakan real-time, optimalisasi jadwal, dan otomatisasi proses. Berbeda dengan sistem manajemen lain, TMS lebih spesifik untuk kebutuhan industri transportasi dan logistik. Berikut adalah manfaat Transportation Management System untuk bongkar muat:

1. Pelacakan Kontainer Real-time:

Dengan TMS, perusahaan dapat melacak lokasi eksak kontainer dalam real-time. Ini memungkinkan intervensi cepat jika terjadi masalah dan memastikan ketepatan waktu pengiriman.

2. Optimalisasi Jadwal

TMS otomatis mengatur jadwal bongkar muat dengan algoritma canggih, menghindari tumpang tindih dan meningkatkan kapasitas penggunaan alat berat dan tenaga kerja.

3. Pengurangan Kesalahan Manual

Dengan mengurangi ketergantungan pada entri data manual, TMS mengurangi potensi kesalahan yang bisa merugikan.

4. Laporan dan Analisis

Dapatkan insight dari operasi dengan analisis data yang disajikan oleh TMS. Keputusan strategis dapat dibuat berdasarkan data aktual, bukan asumsi.

5. Integrasi dengan Sistem Lain

Kemampuan TMS untuk terintegrasi dengan sistem ERP atau lainnya memastikan aliran informasi yang lancar antar departemen.

Studi Kasus Efisiensi Bongkar Muat 

Sebagai contoh, perusahaan bongkar muat XYZ, setelah mengimplementasikan TMS, melaporkan peningkatan efisiensi operasional sebesar 30%. Dengan pelacakan real-time, mereka mampu mengurangi keterlambatan pengiriman hingga 50%. Kesalahan entri data juga berkurang drastis, menghemat biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Mengadopsi TMS adalah investasi jangka panjang. Meskipun ada biaya awal, ROI yang diperoleh melalui efisiensi operasional, penghematan biaya, dan peningkatan pendapatan dapat dengan cepat menutupi investasi ini. Studi industri menunjukkan bahwa perusahaan yang mengimplementasikan TMS dapat meraih pengembalian investasi dalam waktu kurang dari satu tahun.

Optimalisasi Bisnis Bongkar Muat Barang dengan Integrasi TMS EasyGo! 

Dalam lingkungan bisnis yang semakin kompetitif, perusahaan bongkar muat harus memaksimalkan setiap aspek operasionalnya. EasyGo menawarkan solusi terintegrasi yang memenuhi tantangan unik industri ini, memastikan operasi yang lebih efisien, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan keuntungan. 

EasyGo solusi Transportation Management System berbasis AI yang akan mengubah cara mengelola armada Anda. Ragam fitur EasyGo menawarkan manajemen distribusi yang berfungsi untuk mengatur pengantaran, produktivitas, utilitas, dan sistem peringatan pelanggaran order pengiriman. Termasuk sistem pemeliharaan armada hingga biaya operasional.

Apakah perusahaan Anda siap untuk mengambil langkah berikutnya dalam optimalisasi proses bongkar muat kontainer? Untuk mengetahui lebih lanjut dan melakukan upgrade manajemen armada, segera Konsultasi bersama EasyGO!