Panduan Lengkap Shipping Instruction: Langkah Demi Langkah

Di era globalisasi dan ekspansi pasar internasional saat ini, pemahaman menyeluruh tentang logistik dan dokumen pengiriman menjadi penting bagi perusahaan di berbagai industri. Dokumen pengiriman, khususnya Shipping Instruction, memainkan peran krusial dalam memastikan efisiensi dan keamanan pengiriman barang. 

Artikel ini akan menjelajahi berbagai aspek Shipping Instruction dalam konteks SAP, mengungkapkan bagaimana dokumen ini mengintegrasikan dan mempermudah proses logistik dari awal hingga akhir. Dengan penekanan pada detail dan penerapan praktis, kami akan memberikan panduan yang komprehensif untuk memahami dan menggunakan Shipping Instruction secara efektif dalam kegiatan bisnis sehari-hari.

Apa itu Shipping Instruction dalam SAP

Shipping Instruction dalam SAP merupakan elemen krusial dalam proses logistik dan rantai pasok. Fungsi utamanya adalah untuk menginstruksikan dan memantau kondisi pengiriman dari pemasok, termasuk hal-hal seperti ukuran paket dan jenis pengemasan. Instruksi ini diperbarui saat membuat purchase order, sales order, dan goods receipt, yang berarti setiap tahap pengiriman dapat dipantau dan diinstruksikan dengan lebih akurat​​​​​​.

Di SAP, Shipping Instruction berfungsi sebagai dokumen yang diberikan oleh pelanggan kepada pengangkut, berisi detail kargo yang akan dikirim dan persyaratan untuk transportasi fisiknya. Dokumen ini mengandung informasi dasar yang diperlukan untuk membuat Bill of Lading (B/L), seperti nomor pemesanan atau nomor B/L​​.

Dalam konteks SAP MM (Materials Management), Shipping Instruction digunakan untuk memberikan instruksi kepada vendor mengenai pengiriman atau pengemasan barang yang dipesan. Informasi ini bisa disimpan dalam master material atau ditambahkan secara manual oleh pembeli.

Pengertian Shipping Type dalam SAP 

Shipping Type dalam SAP merupakan komponen penting dalam proses logistik dan manajemen transportasi. Ini adalah indikator yang digunakan untuk menentukan sarana dan mode transportasi yang akan digunakan dalam pengiriman. Indikator ini sangat penting karena mempengaruhi bagaimana barang dikirim, termasuk aspek seperti kecepatan, keamanan, dan biaya pengiriman.

Fitur penting dari Shipping Type adalah kemampuannya untuk membantu perusahaan dalam mengklasifikasikan dan mengatur berbagai jenis pengiriman. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin perlu mengirim barang-barang yang memerlukan penanganan khusus, seperti bahan yang mudah pecah atau barang yang sensitif terhadap suhu. Dengan menggunakan Shipping Type, perusahaan dapat menentukan metode pengiriman yang paling sesuai untuk memastikan barang sampai dengan aman dan dalam kondisi baik.

Selain itu, Shipping Type juga memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan mengoptimalkan pengiriman berdasarkan faktor-faktor seperti jarak dan kebutuhan pengiriman yang mendesak. Ini dapat mencakup penggunaan transportasi darat, laut, atau udara, bergantung pada kebutuhan spesifik pengiriman tersebut.

Jenis-Jenis Dokumen Shipping

Dalam dunia logistik dan pengiriman, berbagai jenis dokumen shipping digunakan untuk memastikan kelancaran dan keamanan dalam proses pengiriman barang. Berikut adalah jenis-jenis dokumen shipping:

1. Purchase Order: Dokumen ini merupakan deklarasi resmi tentang penerimaan pesanan. Berisi detail tentang transaksi, pihak yang terlibat, jenis produk, dan tanggal transaksi. Fungsi utama dari Purchase Order adalah mendefinisikan apa yang akan disampaikan vendor dan berapa biayanya, menjadikannya pemahaman pertama antara pembeli dan penjual mengenai pesanan dan pengirimannya​​.

2. Commercial Invoice: Dokumen ini adalah faktur komersial yang mencakup detail lengkap transaksi penjualan antara vendor dan pembeli, termasuk syarat pengiriman. Faktur ini merupakan bukti resmi penjualan dan diperlukan untuk klirens bea cukai dalam pengiriman kargo​​.

3. Bill of Lading (BOL): BOL adalah kontrak resmi antara pengirim atau pemilik barang dan operator kargo. Dokumen ini digunakan untuk mengonfirmasi penerimaan barang untuk pengiriman dan hanya dapat ditandatangani oleh perwakilan resmi operator setelah diterima, agar pengiriman dapat dilepaskan. 

4. Export Packing List: Daftar kemasan ekspor ini berisi daftar terperinci dan terperinci dari kargo, termasuk berat, dimensi, langkah-langkah keamanan, dan jenis pengemasan. Daftar kemasan ini digunakan oleh perusahaan pengiriman barang untuk membuat Bill of Lading dan sering digunakan dalam sengketa antara pengirim dan operator​​.

5. Air Waybill (AWB): AWB adalah jenis Bill of Lading yang merupakan kontrak resmi antara pengirim dan operator penerbangan. Ini adalah dokumen pengiriman yang tidak dapat dinegosiasikan dan berfungsi sebagai tanda terima barang untuk maskapai penerbangan setelah tiba di bandara tujuan​​.

​

Perbandingan Bill of Lading dan Shipping Instruction

Bill of Lading dan Shipping Instruction adalah dua dokumen penting dalam logistik. Meskipun keduanya berperan dalam proses pengiriman, mereka memiliki peran dan isi yang berbeda. Berikut adalah perbedaannya:

Bill of Lading

1. Definisi: BOL adalah dokumen hukum yang mengikat antara pengirim dan operator, berisi informasi lengkap yang diperlukan untuk memproses pengiriman barang.

Fungsi Utama:

• Bukti perjanjian/kontrak antara pengirim dan operator.

• Tanda terima barang yang menyatakan operator telah menerima barang dalam kondisi memuaskan.

• Dokumen yang memberikan kontrol atas kargo selama rute pengiriman.

2. Isi:

• Deskripsi barang (jumlah, dimensi, berat, jenis material).

• Jenis pengemasan (karton, peti, palet, drum).

• Kode NMFC sesuai kelas pengiriman.

• Info barang berbahaya sesuai Departemen Transportasi.

• Nomor BOL yang diberikan oleh penerbit.

3. Penerbitan dan Tanda Tangan:

• Dikeluarkan oleh operator, broker, atau forwarder.

• Ditandatangani di titik transfer selama pengiriman oleh pengirim, pengemudi, dan penerima.

Shipping Instruction (SI)

1. Definisi: SI adalah dokumen dari eksportir (atau agen) kepada operator, berisi detail kargo dan persyaratan transportasi fisiknya.

Fungsi Utama: Menyediakan detail kargo untuk transportasi fisik, termasuk info untuk membuat BOL (nomor pemesanan atau B/L).

2. Isi:

• Detail kargo yang akan dikirim.

• Informasi dasar untuk BOL (nomor pemesanan atau B/L).

• Persyaratan transportasi fisik.

3. Penerbitan dan Tanda Tangan:

• Dikeluarkan oleh eksportir atau agen kepada operator.

• Tidak ada detail spesifik tentang proses tanda tangan seperti pada BOL.

​

Contoh Shipping Instruction

​

Tingkatkan Efisiensi Logistik Anda dengan EasyGo!

Apakah Anda ingin merevolusi cara mengelola armada di bisnis Anda? EasyGo adalah solusinya! Kami menawarkan fleksibilitas luar biasa dan penyesuaian mendalam untuk memenuhi berbagai kebutuhan operasional dan manajerial. Tidak peduli ukuran bisnis Anda, sistem terintegrasi kami memungkinkan pengelolaan armada yang lebih efisien, dengan pelacakan real-time yang mengurangi biaya dan mempermudah perencanaan pengeluaran operasional.

Untuk bisnis skala besar, EasyGo Premium menawarkan TMS (Transportation Management System) canggih, manajemen pemeliharaan, dan laporan detail untuk menjaga operasional armada Anda berjalan optimal.

Jangan lewatkan kesempatan untuk mengakselerasi efisiensi bisnis logistik Anda. Saatnya beralih ke EasyGo! Hubungi kami sekarang untuk konsultasi gratis dan temukan bagaimana kami dapat mendukung transformasi operasional Anda dengan EasyGo - Solusi efisien untuk setiap tantangan logistik.