Monitoring SLA Pengiriman: Cara Menjaga Kualitas Layanan Logistik

Dalam bisnis logistik, kualitas layanan tidak hanya dinilai dari apakah barang sampai ke tujuan.

Pelanggan juga memperhatikan ketepatan waktu, kejelasan status pengiriman, kondisi barang, hingga kepastian bahwa delivery telah selesai sesuai kesepakatan.

Untuk menjaga standar tersebut, perusahaan biasanya menggunakan Service Level Agreement atau SLA sebagai acuan performa layanan.

Namun, memiliki SLA saja tidak cukup.

Perusahaan juga perlu melakukan monitoring SLA pengiriman secara konsisten agar dapat mengetahui apakah operasional berjalan sesuai target atau mulai mengalami penyimpangan.

Apa Itu SLA Pengiriman?

Service Level Agreement (SLA) adalah standar atau kesepakatan layanan yang digunakan sebagai acuan antara penyedia layanan logistik dan pelanggan.

Dalam proses pengiriman, SLA dapat mencakup berbagai indikator seperti:

  • waktu pengambilan barang

  • waktu keberangkatan

  • estimasi waktu tiba

  • ketepatan waktu delivery

  • status pengiriman

  • hingga bukti bahwa barang telah diterima.

SLA membantu perusahaan memiliki target layanan yang lebih jelas dan terukur.

Masalahnya, jika monitoring masih dilakukan secara manual, perusahaan akan sulit mengetahui apakah target tersebut benar-benar tercapai.

1. Pantau Status Pengiriman Secara Real-Time

Salah satu bagian penting dalam monitoring SLA adalah mengetahui perkembangan pengiriman saat sedang berjalan.

Tanpa informasi real-time, tim operasional sering kali baru mengetahui adanya keterlambatan setelah pelanggan menghubungi.

Realtime Monitoring Membantu Menjaga SLA

Dengan Real Time Monitoring, perusahaan dapat melihat posisi dan aktivitas kendaraan selama perjalanan.

TMS EasyGo dapat membantu memonitor informasi seperti:

  • lokasi kendaraan

  • status perjalanan

  • checkpoint

  • waktu berhenti

  • geofence

  • hingga riwayat perjalanan.

Informasi tersebut membantu tim mengetahui apakah pengiriman masih berjalan sesuai rencana atau mulai mengalami hambatan.

2. Bandingkan Waktu Aktual dengan Target SLA

Monitoring SLA tidak cukup hanya dengan mengetahui posisi kendaraan.

Perusahaan juga perlu membandingkan waktu aktual dengan target layanan yang telah ditentukan.

Misalnya, jika pengiriman ditargetkan selesai dalam empat jam, tim perlu mengetahui apakah kendaraan benar-benar tiba sesuai target tersebut.

Data Perjalanan Membantu Evaluasi Ketepatan Waktu

Data GPS dan aktivitas perjalanan dapat digunakan untuk membandingkan:

Target Waktu → Waktu Aktual → Selisih → Penyebab Keterlambatan

Dengan data tersebut, perusahaan dapat mengetahui apakah keterlambatan terjadi di perjalanan, saat loading, unloading, atau proses lainnya.

Evaluasi ini membantu perusahaan memperbaiki proses secara lebih tepat.

3. Pastikan Delivery Benar-Benar Selesai

SLA pengiriman tidak berhenti ketika kendaraan tiba di lokasi pelanggan.

Perusahaan juga perlu memiliki bukti bahwa barang benar-benar telah diterima.

Jika proses masih mengandalkan dokumen fisik, konfirmasi delivery dapat membutuhkan waktu lebih lama.

E-POD Membantu Konfirmasi Delivery

Melalui Electronic Proof of Delivery atau E-POD, bukti penerimaan barang dapat dikumpulkan secara digital.

Pada TMS EasyGo, E-POD dapat mendukung informasi seperti:

  • foto Delivery Order

  • electronic signature

  • GPS position

  • foto bukti penerimaan;

  • dan status delivery.

Dengan informasi tersebut, perusahaan dapat mengetahui bahwa pengiriman telah selesai tanpa harus menunggu dokumen fisik kembali ke kantor.

4. Evaluasi Performa Armada dan Driver

Kualitas layanan logistik juga dipengaruhi oleh performa kendaraan dan pengemudi.

Jika armada terlalu sering berhenti atau pengemudi menunjukkan pola berkendara yang tidak efisien, SLA dapat lebih sulit dipertahankan.

Gunakan Data Operasional untuk Menilai Performa

Melalui Fleet Management dan Driver Management, perusahaan dapat mengevaluasi aktivitas kendaraan dan pengemudi.

Data seperti excessive idling, over speeding, harsh braking, utilisasi armada, hingga waktu perjalanan dapat digunakan untuk melihat faktor yang mempengaruhi kualitas delivery.

Dengan evaluasi yang lebih terukur, perusahaan dapat menentukan langkah perbaikan pada bagian yang benar-benar membutuhkan perhatian.

5. Gunakan Dashboard untuk Monitoring SLA Secara Berkala

SLA perlu dievaluasi secara berkala, bukan hanya ketika terjadi komplain.

Perusahaan perlu melihat pola performa dalam periode tertentu agar dapat mengetahui apakah kualitas layanan meningkat atau justru menurun.

Dashboard Membantu Melihat Performa secara Menyeluruh

Melalui Smart Dashboard dan Analytical Report, perusahaan dapat melihat berbagai informasi operasional dalam satu sistem.

Data tersebut dapat digunakan untuk mengevaluasi:

  • jumlah Delivery Order

  • ketepatan waktu pengiriman

  • utilisasi kendaraan

  • waktu berhenti

  • aktivitas armada

  • hingga performa operasional.

Dengan demikian, manajemen dapat melihat kualitas layanan berdasarkan data, bukan hanya laporan manual.

Peran TMS dalam Monitoring SLA Pengiriman

Transportation Management System (TMS) membantu menghubungkan berbagai data yang dibutuhkan untuk memonitor SLA.

Melalui TMS EasyGo, perusahaan dapat mengintegrasikan Delivery Order, Real Time Monitoring, Fleet Management, Driver Management, E-POD, hingga reporting dalam satu ekosistem.

Dengan informasi yang lebih terpusat, perusahaan tidak hanya mengetahui apakah pengiriman selesai, tetapi juga dapat melihat bagaimana proses delivery berjalan dan apakah target layanan benar-benar terpenuhi.

Kesimpulan

Monitoring SLA pengiriman menjadi bagian penting dalam menjaga kualitas layanan logistik.

Perusahaan perlu memantau perjalanan secara real-time, membandingkan waktu aktual dengan target, memastikan delivery selesai, mengevaluasi armada dan driver, serta menggunakan data historis untuk melihat performa layanan.

Dengan Transportation Management System (TMS) EasyGo, proses monitoring tersebut dapat dilakukan secara lebih terintegrasi melalui Real Time Monitoring, Fleet Management, Driver Management, E-POD, serta Analytical Report.

Dengan visibilitas yang lebih baik, perusahaan dapat menjaga standar layanan, meningkatkan ketepatan pengiriman, dan memberikan pengalaman yang lebih konsisten kepada pelanggan.

Ingin meningkatkan monitoring SLA dan kualitas layanan pengiriman perusahaan? 

Kunjungi website EasyGo dan pelajari solusi Transportation Management System (TMS) EasyGo untuk mendukung operasional logistik yang lebih terukur dan terintegrasi.

Category : Artikel
Tags : Artikel