Kenapa Pengiriman Barang Sering Terlambat? Ini Penyebabnya
Ketepatan waktu menjadi salah satu faktor penting dalam layanan logistik. Pelanggan tentu mengharapkan barang yang dikirim dapat sampai sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Namun, dalam praktiknya, keterlambatan pengiriman masih menjadi salah satu masalah yang cukup sering terjadi.
Penyebabnya tidak selalu karena kemacetan atau kondisi jalan. Keterlambatan juga dapat muncul dari proses internal perusahaan, seperti pembagian armada yang kurang tepat, koordinasi yang lambat, kendaraan bermasalah, hingga terbatasnya informasi mengenai aktivitas pengiriman.
Jika terjadi berulang kali, kondisi tersebut dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan sekaligus efisiensi operasional perusahaan.
Lalu, kenapa pengiriman barang sering terlambat? Berikut beberapa penyebab yang perlu diperhatikan perusahaan transportasi dan logistik.
1. Perencanaan Pengiriman Kurang Terstruktur
Keterlambatan dapat dimulai bahkan sebelum kendaraan meninggalkan lokasi keberangkatan.
Perusahaan perlu menentukan order yang akan dijalankan, kendaraan yang digunakan, pengemudi yang bertugas, lokasi loading, tujuan pengiriman, hingga waktu keberangkatan.
Ketika proses tersebut masih dilakukan secara manual atau tersebar di beberapa sistem, risiko kesalahan koordinasi menjadi lebih besar.
Contohnya, kendaraan mungkin baru ditentukan mendekati waktu keberangkatan atau terdapat perubahan Delivery Order yang tidak segera diketahui oleh tim lapangan.
Situasi seperti ini dapat membuat jadwal pengiriman mundur sejak awal.
Pengelolaan Order yang Terintegrasi Dapat Membantu
Penggunaan Transportation Management System (TMS) dapat membantu perusahaan mengelola aktivitas order dan Delivery Order secara lebih terstruktur.
Melalui sistem yang terintegrasi, tim operasional dapat memperoleh informasi mengenai pekerjaan yang harus dijalankan, kendaraan yang digunakan, hingga status Delivery Order tanpa harus mengandalkan banyak pencatatan terpisah.
Pada TMS EasyGo, Order Management dan Delivery Order Management dapat digunakan untuk membantu perusahaan mengelola proses pengiriman sejak order masuk hingga menjadi aktivitas operasional armada.
2. Kurangnya Visibilitas terhadap Posisi Armada
Salah satu masalah yang sering terjadi dalam operasional logistik adalah perusahaan tidak memiliki informasi yang cukup mengenai kondisi kendaraan selama perjalanan.
Jika monitoring masih mengandalkan telepon atau pesan dari pengemudi, tim operasional baru mengetahui masalah setelah menerima laporan.
Padahal, dalam kondisi tertentu, keterlambatan dapat diketahui lebih awal melalui aktivitas kendaraan.
Misalnya, kendaraan berhenti terlalu lama, keluar dari area operasional, atau tidak bergerak sesuai jadwal.
Realtime Monitoring Membantu Tim Memantau Perjalanan
Dengan Real Time Monitoring, tim operasional dapat melihat posisi serta aktivitas kendaraan secara langsung melalui sistem.
TMS EasyGo dapat menampilkan informasi seperti posisi kendaraan, status perjalanan, waktu berhenti, geofence, checkpoint, hingga riwayat perjalanan.
Dengan visibilitas tersebut, perusahaan tidak harus selalu menunggu pengemudi memberikan pembaruan.
Tim dapat mengetahui lebih cepat apabila terdapat kondisi yang berpotensi menghambat proses pengiriman.
3. Kondisi Kendaraan Tidak Siap Operasional
Kendaraan yang mengalami kerusakan di tengah perjalanan menjadi salah satu penyebab keterlambatan yang cukup sulit dihindari jika maintenance tidak dilakukan secara teratur.
Masalah seperti ban, aki, mesin, rem, atau komponen lainnya dapat membuat kendaraan harus berhenti sebelum sampai ke tujuan.
Akibatnya, perusahaan mungkin perlu melakukan perbaikan di lokasi atau bahkan mengirim kendaraan pengganti.
Proses tersebut tentu membutuhkan waktu dan dapat mengganggu Delivery Order berikutnya.
Maintenance Preventif Membantu Mengurangi Risiko
Perawatan kendaraan sebaiknya dilakukan sebelum terjadi kerusakan.
Melalui Maintenance Control System, perusahaan dapat mengelola jadwal perawatan berdasarkan kilometer, hours meter, maupun periode tertentu.
TMS EasyGo juga dapat membantu mengelola pengingat untuk service, penggantian oli, KIR, STNK, dan kebutuhan maintenance lainnya.
Dengan data maintenance yang lebih terstruktur, perusahaan dapat mengetahui kendaraan yang membutuhkan perhatian sebelum digunakan untuk menjalankan pengiriman.
4. Utilisasi Armada Tidak Optimal
Jumlah kendaraan yang banyak tidak selalu berarti operasional lebih efisien.
Masalah dapat muncul ketika distribusi pekerjaan antar armada tidak seimbang.
Sebagian kendaraan mungkin terlalu banyak mendapatkan pekerjaan, sementara kendaraan lain justru terlalu sering idle.
Akibatnya, kendaraan yang sudah memiliki jadwal padat harus menjalankan lebih banyak Delivery Order sehingga keterlambatan pada satu perjalanan dapat mempengaruhi perjalanan berikutnya.
Fleet Management Membantu Mengontrol Penggunaan Armada
Melalui Fleet Management, perusahaan dapat melihat aktivitas dan utilisasi masing-masing kendaraan.
Informasi tersebut dapat membantu tim mengetahui unit yang sedang bekerja, kendaraan yang tersedia, hingga armada yang terlalu lama idle.
Dengan pembagian pekerjaan yang lebih terukur, perusahaan dapat menggunakan kendaraan secara lebih optimal dan mengurangi ketergantungan pada beberapa unit tertentu saja.
5. Koordinasi dan Data Operasional Masih Terpisah
Dalam perusahaan logistik, proses pengiriman melibatkan banyak pihak.
Jika seluruh bagian tersebut menggunakan data yang berbeda, informasi dapat terlambat diterima atau bahkan tidak sinkron.
Misalnya, perubahan Delivery Order sudah diketahui oleh tim administrasi tetapi belum diterima oleh pengemudi atau dispatcher.
Hal sederhana seperti ini dapat memengaruhi jadwal operasional.
TMS Membantu Menghubungkan Informasi Operasional
Transportation Management System membantu mengintegrasikan berbagai aktivitas transportasi dalam satu ekosistem.
Pada TMS EasyGo, perusahaan dapat mengelola Order Management, Delivery Order, Fleet Management, Realtime Monitoring, Driver Management, Maintenance, Cost Management, hingga Electronic Proof of Delivery.
EasyGo juga mendukung integrasi API sehingga sistem dapat dihubungkan dengan aplikasi lain sesuai kebutuhan perusahaan.
Dengan data yang lebih terintegrasi, proses koordinasi dapat dilakukan menggunakan informasi operasional yang sama.
Dampak Keterlambatan Pengiriman bagi Perusahaan Logistik
Pengiriman yang terlambat bukan hanya membuat pelanggan menunggu lebih lama.
Jika terus terjadi, dampaknya dapat meluas ke berbagai bagian operasional.
Beberapa dampak yang mungkin muncul antara lain:
menurunnya kepuasan pelanggan
meningkatnya keluhan terkait pengiriman
terganggunya jadwal Delivery Order berikutnya
meningkatnya biaya operasional
menurunnya produktivitas armada
sulitnya memenuhi SLA
serta menurunnya kepercayaan pelanggan terhadap layanan perusahaan.
Karena itu, keterlambatan sebaiknya tidak hanya dianggap sebagai masalah yang terjadi di perjalanan.
Perusahaan perlu melihat seluruh proses mulai dari order, kesiapan kendaraan, aktivitas driver, monitoring armada, hingga koordinasi antarbagian.
Bagaimana TMS Membantu Mengurangi Risiko Keterlambatan?
Tidak semua faktor keterlambatan dapat dikendalikan oleh perusahaan. Kemacetan, cuaca, maupun kondisi jalan dapat berubah sewaktu-waktu.
Namun, perusahaan dapat meningkatkan kontrol terhadap faktor operasional yang berada di dalam bisnis.
Transportation Management System (TMS) membantu perusahaan memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap proses pengiriman.
Melalui sistem tersebut, perusahaan dapat:
mengelola Order dan Delivery Order secara lebih terstruktur
memonitor kendaraan secara real-time
mengetahui aktivitas dan utilisasi armada
mengelola jadwal maintenance
mengevaluasi aktivitas pengemudi
mencatat status pengiriman
serta menggunakan data perjalanan untuk evaluasi operasional.
Dengan informasi yang lebih terpusat, perusahaan dapat mengetahui potensi masalah lebih awal dan mengambil tindakan sebelum dampaknya menjadi lebih besar.
Kesimpulan
Pengiriman barang dapat terlambat karena berbagai faktor, mulai dari perencanaan yang kurang terstruktur, minimnya visibilitas kendaraan, kondisi armada, utilisasi yang tidak optimal, hingga data operasional yang masih terpisah.
Karena itu, mengatasi keterlambatan tidak cukup hanya dengan meminta pengemudi tiba lebih cepat.
Perusahaan perlu meningkatkan kontrol terhadap seluruh proses pengiriman.
Melalui Transportation Management System (TMS) EasyGo, perusahaan dapat mengintegrasikan pengelolaan order, Delivery Order, armada, monitoring kendaraan, maintenance, hingga status delivery dalam satu ekosistem yang lebih terstruktur.
Dengan visibilitas dan data yang lebih baik, perusahaan dapat lebih cepat mengetahui hambatan operasional dan melakukan evaluasi untuk meningkatkan ketepatan serta efisiensi proses pengiriman.
Ingin meningkatkan kontrol terhadap operasional pengiriman dan armada perusahaan?
Kunjungi website EasyGo dan pelajari solusi Transportation Management System (TMS) EasyGo untuk mendukung operasional transportasi dan logistik yang lebih terintegrasi.