Estimasi Pengiriman: Faktor, Perhitungan, dan Cara Meningkatkan Akurasi

Dalam dunia logistik, estimasi pengiriman adalah salah satu aspek paling penting yang mempengaruhi kepuasan pelanggan dan efisiensi operasional. Estimasi pengiriman atau Estimated Time of Arrival (ETA) digunakan untuk memberikan gambaran waktu kapan barang akan tiba di lokasi tujuan. Dalam konteks perusahaan logistik di Indonesia, ketepatan estimasi pengiriman seringkali menjadi kunci keberhasilan, terutama dengan meningkatnya permintaan pengiriman cepat di sektor e-commerce.

Namun, banyak hal yang dapat mempengaruhi ketepatan estimasi ini. Faktor-faktor seperti cuaca, kondisi jalan, hingga proses bea cukai dapat menyebabkan perbedaan antara estimasi dan waktu pengiriman aktual. Artikel ini akan membahas faktor-faktor yang mempengaruhi pengiriman, tips untuk memastikan pengiriman lebih lancar, hingga cara menghitung estimasi waktu pengiriman dengan akurat.

Faktor yang Mempengaruhi Lamanya Pengiriman

Lamanya pengiriman barang dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik dari aspek internal perusahaan logistik maupun faktor eksternal yang sulit dikendalikan. Berikut adalah faktor-faktor utama yang perlu diperhatikan:

1. Jarak Pengiriman

Jarak adalah faktor paling dasar yang memengaruhi estimasi pengiriman. Pengiriman jarak jauh, terutama yang melibatkan transportasi antarpulau atau antarnegara, biasanya memerlukan waktu lebih lama dibandingkan pengiriman dalam kota.

Contoh: Pengiriman dari Jakarta ke Surabaya melalui darat memakan waktu sekitar 2-3 hari, sementara pengiriman antarnegara seperti dari Indonesia ke Singapura melalui laut dapat memakan waktu 5-7 hari.

2. Mode Transportasi

Jenis transportasi yang digunakan sangat memengaruhi durasi pengiriman:

  • Darat: Umumnya lebih lambat dibandingkan udara, tetapi lebih ekonomis untuk pengiriman jarak pendek hingga menengah.

  • Laut: Digunakan untuk pengiriman volume besar atau berat, tetapi memerlukan waktu lebih lama.

  • Udara: Pilihan tercepat, tetapi biaya pengirimannya lebih tinggi.

3. Cuaca dan Kondisi Alam

Cuaca buruk seperti hujan deras, banjir, atau badai dapat memperlambat proses pengiriman. Bahkan, dalam kasus tertentu, pengiriman melalui laut atau udara bisa tertunda hingga cuaca membaik.

4. Proses Bea Cukai

Pengiriman internasional memerlukan proses bea cukai di negara asal dan tujuan. Jika dokumen tidak lengkap atau ada masalah administratif, pengiriman dapat tertunda hingga dokumen diselesaikan.

5. Infrastruktur dan Kondisi Jalan

Di Indonesia, infrastruktur yang tidak merata sering menjadi tantangan dalam pengiriman, terutama untuk wilayah terpencil. Kemacetan di kota-kota besar juga dapat memperpanjang waktu pengiriman.

6 Tips untuk Pengiriman yang Lebih Lancar

Pengiriman barang yang lancar adalah kunci untuk mempertahankan kepuasan pelanggan dan menjaga efisiensi operasional. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil oleh perusahaan logistik untuk memastikan pengiriman sesuai estimasi waktu yang dijanjikan:

1. Gunakan Teknologi Pemantauan Real-Time

Teknologi seperti GPS dan sistem manajemen transportasi modern sangat penting untuk memastikan armada logistik dapat dipantau secara real-time. Dengan pemantauan ini, perusahaan dapat:

  • Mengidentifikasi Lokasi Armada: Mengetahui lokasi kendaraan secara akurat setiap saat memungkinkan perusahaan merespons masalah seperti keterlambatan atau gangguan di jalan dengan cepat.

  • Mengoptimalkan Efisiensi: Data real-time membantu menentukan rute terbaik yang dapat diambil oleh armada untuk menghindari area padat lalu lintas atau jalan yang tidak dapat dilalui.

  • Mengurangi Risiko Kesalahan: Informasi yang selalu diperbarui meminimalkan risiko pengiriman ke lokasi yang salah.

Contoh, perusahaan logistik besar seperti SiCepat menggunakan teknologi ini untuk memastikan pengiriman dapat dilacak oleh pelanggan dan memperbaiki kendala pengiriman secara langsung.

2. Perencanaan Rute yang Optimal

Perencanaan rute yang efisien adalah salah satu cara terbaik untuk mempercepat waktu pengiriman dan mengurangi biaya operasional. Dengan perangkat lunak perencanaan rute, perusahaan dapat:

  • Menghindari Kemacetan: Perangkat lunak sering kali memiliki fitur untuk memantau kondisi lalu lintas secara real-time, sehingga rute alternatif dapat diambil jika terjadi kemacetan.

  • Mengurangi Jarak Tempuh: Dengan mengidentifikasi rute terpendek yang aman, perusahaan dapat menghemat bahan bakar dan waktu perjalanan.

  • Menyesuaikan dengan Kondisi Geografis: Rute dapat direncanakan untuk menghindari jalan rusak atau infrastruktur yang tidak mendukung, terutama di daerah terpencil.

Tips Tambahan:
Pastikan pengemudi menerima pembaruan rute secara otomatis melalui aplikasi mobile untuk memudahkan navigasi.

3. Siapkan Dokumen dengan Lengkap

Dokumen yang tidak lengkap adalah salah satu penyebab utama keterlambatan pengiriman, terutama untuk pengiriman internasional. Beberapa langkah untuk memastikan dokumen lengkap meliputi:

  • Periksa Kesesuaian Data: Pastikan semua informasi di dokumen seperti faktur komersial, daftar kemasan, dan sertifikat asal sesuai dengan barang yang dikirim.

  • Gunakan Sistem Digital: Dengan digitalisasi dokumen, proses pemeriksaan dan pengiriman dokumen ke pihak terkait dapat dilakukan lebih cepat dan mengurangi risiko kehilangan dokumen fisik.

  • Komunikasi dengan Pihak Bea Cukai: Untuk pengiriman internasional, pastikan dokumen telah sesuai dengan persyaratan negara tujuan.

4. Pantau Kondisi Cuaca

Kondisi cuaca yang buruk, seperti hujan deras, banjir, atau badai, dapat menyebabkan keterlambatan yang signifikan. Oleh karena itu, memantau cuaca menjadi langkah penting untuk memastikan pengiriman berjalan lancar.

  • Gunakan Aplikasi Pemantauan Cuaca: Aplikasi seperti BMKG atau platform pemantauan cuaca global dapat memberikan peringatan dini terkait potensi gangguan cuaca.

  • Rencanakan Alternatif: Jika cuaca buruk diperkirakan terjadi, perusahaan dapat memilih rute atau mode transportasi lain, seperti beralih dari transportasi laut ke udara untuk mempercepat pengiriman.

  • Sediakan Buffer Time: Tambahkan waktu cadangan dalam estimasi pengiriman untuk mengantisipasi cuaca buruk.

Tips:
Kondisi cuaca juga memengaruhi pengiriman barang sensitif seperti bahan farmasi atau makanan beku. Pastikan armada dilengkapi dengan teknologi pengatur suhu jika diperlukan.

5. Gunakan Teknologi Pemantauan Barang

Selain memantau armada, memantau kondisi barang juga sangat penting untuk pengiriman yang lancar, terutama untuk barang yang rentan seperti produk segar atau barang elektronik.

  • Manfaat Sensor IoT: Sensor Internet of Things (IoT) dapat memantau suhu, kelembapan, dan getaran untuk memastikan barang dalam kondisi baik selama pengiriman.

  • Notifikasi Otomatis: Sistem akan memberikan notifikasi jika ada perubahan kondisi yang berpotensi merusak barang, sehingga dapat ditangani dengan cepat.

6. Sediakan Layanan Pelanggan yang Responsif

Layanan pelanggan yang baik dapat membantu menangani keluhan atau pertanyaan dari penerima barang dengan cepat. Hal ini juga membantu memperbaiki masalah yang muncul selama proses pengiriman.

  • Berikan Informasi Transparan: Sediakan portal online atau aplikasi di mana pelanggan dapat melacak status pengiriman mereka secara mandiri.

  • Siapkan Tim Respon Cepat: Jika terjadi kendala dalam pengiriman, pastikan tim dapat memberikan solusi dalam waktu singkat.

Contoh:
Perusahaan seperti JNE dan TIKI memiliki layanan pelanggan 24 jam yang dapat dihubungi melalui telepon atau email untuk memberikan pembaruan terkait pengiriman.

Cara Menghitung Perkiraan Waktu Pengiriman Barang atau ETA

Menghitung ETA (Estimated Time of Arrival) melibatkan beberapa variabel, termasuk jarak, kecepatan transportasi, dan waktu tambahan untuk proses administratif. Berikut adalah langkah-langkah sederhana untuk menghitung ETA:

Rumus ETA:

ETA = (Jarak / Kecepatan) + Waktu Tambahan

  • Jarak: Total jarak antara lokasi asal dan tujuan.

  • Kecepatan: Kecepatan rata-rata transportasi yang digunakan.

  • Waktu Tambahan: Waktu untuk proses seperti bea cukai, pemuatan, dan bongkar muat.

Contoh Perhitungan ETA:

  • Kondisi:

    • Jarak: 500 km.

    • Kecepatan rata-rata: 60 km/jam.

    • Waktu tambahan: 5 jam (proses pemuatan dan bongkar muat).

  • Perhitungan:

    • ETA = (500 / 60) + 5 = 8,33 jam + 5 = 13,33 jam.

Barang diperkirakan akan tiba dalam waktu sekitar 13 jam 20 menit.

Apakah Estimasi Selalu Tepat?

Meskipun perhitungan estimasi pengiriman didasarkan pada data yang tersedia, ada beberapa alasan mengapa estimasi pengiriman tidak selalu tepat:

1. Faktor Tidak Terduga

Cuaca buruk, kecelakaan, atau gangguan teknis pada kendaraan dapat menyebabkan keterlambatan yang tidak terprediksi.

2. Ketergantungan pada Data Historis

Banyak sistem perhitungan ETA menggunakan data historis untuk memprediksi waktu pengiriman. Jika kondisi saat ini berbeda dari pola sebelumnya, estimasi bisa meleset.

3. Hambatan Administratif

Keterlambatan dalam proses bea cukai atau masalah pada dokumen sering kali tidak terhitung dalam estimasi awal.

Cara Penyiapan Perkiraan Waktu Pengiriman

Untuk memberikan estimasi pengiriman yang lebih akurat kepada pelanggan, perusahaan logistik dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Gunakan Sistem Perhitungan Otomatis

Menggunakan perangkat lunak ETA berbasis AI dapat membantu menghitung waktu pengiriman dengan mempertimbangkan berbagai variabel secara otomatis.

2. Terapkan SLA (Service Level Agreement)

Tentukan waktu pengiriman berdasarkan perjanjian layanan dengan pelanggan untuk mengatur ekspektasi dan meminimalkan ketidakpuasan.

3. Komunikasikan Perkiraan yang Realistis

Hindari memberikan estimasi yang terlalu optimis. Berikan waktu tambahan untuk faktor-faktor yang sulit diprediksi.

EasyGo: Solusi berbasis Platform Transportation Management System untuk Optimasi Rute dan Efisiensi Operasional

EasyGo menghadirkan solusi berbasis platform dengan teknologi Artificial Intelligence (AI) yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam pengelolaan armada dan logistik. Dengan pengalaman lebih dari 18 tahun, EasyGo menjadi mitra strategis perusahaan transportasi dan logistik di Indonesia.

Fitur unggulan EasyGo meliputi:

  • Route Planner: Mengoptimalkan rute perjalanan dengan menggunakan data real-time, meminimalkan waktu tempuh dan konsumsi bahan bakar.

  • Pemantauan Real-Time: Memantau armada secara akurat melalui GPS yang terintegrasi dengan notifikasi otomatis untuk mengantisipasi kendala operasional.

  • Fleet Maintenance System: Mengelola pemeliharaan armada secara otomatis berdasarkan KM, jam operasional, dan jadwal yang telah ditentukan untuk menjaga kendaraan tetap prima.

  • Customized Development: Memberikan laporan terintegrasi dan analitik berbasis AI untuk meningkatkan visibilitas operasional, mulai dari order management hingga cost control.

Tidak perlu menunggu lagi! Maksimalkan produktivitas bisnis Anda mulai dari manajemen armada hingga penghematan biaya operasional dengan EasyGo. Hubungi kami sekarang untuk konsultasi dan solusi terbaik bagi bisnis Anda.

EasyGo – Efisiensi di setiap perjalanan!

Category : Artikel
Tags : Artikel