Cara TMS Membantu Perusahaan Logistik Mengelola Pengiriman dari Order hingga Delivery

Dalam perusahaan logistik, proses pengiriman tidak dimulai ketika kendaraan keluar dari gudang. Operasional sebenarnya sudah berjalan sejak order pelanggan diterima.

Tim harus mencatat detail pengiriman, menentukan kendaraan, menugaskan pengemudi, memonitor perjalanan, mengontrol biaya, hingga memastikan barang benar-benar diterima oleh pelanggan.

Ketika volume order masih sedikit, proses tersebut mungkin masih dapat dikelola menggunakan spreadsheet, aplikasi pesan, atau pencatatan manual.

Namun, ketika jumlah pelanggan, kendaraan, pengemudi, dan pengiriman semakin banyak, koordinasi menjadi jauh lebih kompleks.

Data order dapat berada di satu sistem, informasi kendaraan berada di tempat lain, sementara status pengiriman harus ditanyakan langsung kepada pengemudi.

Kondisi inilah yang membuat Transportation Management System (TMS) semakin relevan bagi perusahaan transportasi dan logistik.

TMS membantu mengintegrasikan berbagai aktivitas pengiriman, mulai dari order diterima hingga proses delivery selesai.

Apa Itu Transportation Management System?

Transportation Management System atau TMS adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola, menjalankan, memonitor, dan mengevaluasi aktivitas transportasi serta pengiriman.

TMS bukan hanya sistem untuk mengetahui posisi kendaraan.

Dalam operasional logistik, sistem ini dapat menghubungkan informasi terkait pelanggan, Delivery Order, armada, pengemudi, biaya, status perjalanan, hingga bukti penerimaan barang.

Dengan demikian, tim operasional memiliki satu sumber informasi yang dapat digunakan untuk melihat perjalanan sebuah order dari awal hingga selesai.

Pada TMS EasyGo, proses tersebut dapat mencakup Order Management, Delivery Order Management, Fleet Management, Realtime Monitoring, Driver Management, Cost Management, Electronic Proof of Delivery, Maintenance Management, hingga reporting.

1. Order Masuk dan Tercatat dalam Sistem

Tahap pertama dalam proses pengiriman adalah menerima order dari pelanggan.

Order dapat berisi berbagai informasi seperti:

  • identitas pelanggan

  • jenis barang

  • jumlah atau volume muatan

  • lokasi pengambilan

  • lokasi tujuan

  • jadwal pengiriman

  • tarif

  • serta kebutuhan kendaraan tertentu

Jika informasi tersebut dicatat secara terpisah, risiko kesalahan input atau kehilangan informasi akan menjadi lebih besar.

TMS Membantu Mengelola Order secara Terpusat

Melalui Order Management, perusahaan dapat mengelola berbagai informasi yang berhubungan dengan proses pemesanan dan pengiriman.

Pada TMS EasyGo, pengelolaan tersebut dapat mencakup client management, pricing management, project management, job order management, target order, cost management, hingga invoice yang berkaitan dengan order.

Dengan pencatatan yang lebih terstruktur, tim operasional dapat melihat kebutuhan pengiriman sebelum menentukan kendaraan dan pengemudi.

Informasi order juga dapat digunakan pada proses berikutnya tanpa harus melakukan pencatatan ulang secara manual.

2. Order Diubah Menjadi Delivery Order

Setelah order diterima dan divalidasi, perusahaan perlu menerjemahkan kebutuhan pelanggan menjadi aktivitas operasional.

Pada tahap ini, order dapat dibuat menjadi Delivery Order atau DO yang menjadi acuan proses pengiriman.

Delivery Order membantu perusahaan mengetahui barang apa yang harus dikirim, dari mana barang diambil, ke mana barang dikirim, serta armada yang digunakan.

Delivery Order Management Membuat Proses Lebih Terstruktur

TMS EasyGo menyediakan Delivery Order System yang dapat digunakan untuk mengelola aktivitas pengiriman berdasarkan unit armada.

Sistem dapat membantu perusahaan melihat kendaraan yang sedang membawa Delivery Order dan kendaraan yang belum memiliki pekerjaan.

Untuk kebutuhan distribusi yang lebih kompleks, sistem juga mendukung skenario multi asal dan multi tujuan.

Hal ini dapat membantu perusahaan yang menjalankan distribusi dari beberapa lokasi loading menuju beberapa lokasi unloading dalam satu rangkaian operasional.

3. Menentukan Armada untuk Menjalankan Pengiriman

Setelah Delivery Order dibuat, perusahaan perlu menentukan kendaraan yang akan menjalankan pekerjaan tersebut.

Tidak semua kendaraan memiliki kondisi, kapasitas, dan ketersediaan yang sama.

Kesalahan menentukan armada dapat membuat operasional menjadi tidak efisien. Kendaraan tertentu mungkin terlalu sering digunakan, sementara unit lain justru terlalu lama idle.

Fleet Management Membantu Mengontrol Penggunaan Armada

Melalui Fleet Management, perusahaan dapat melihat berbagai informasi mengenai aktivitas dan penggunaan kendaraan.

Data tersebut dapat membantu tim operasional mengetahui unit yang tersedia, kendaraan yang sedang bekerja, serta kendaraan yang membutuhkan perhatian tertentu.

Perusahaan juga dapat mengevaluasi utilisasi armada berdasarkan aktivitas operasional.

Jika sebuah kendaraan terlalu sering idle sementara unit lain memiliki beban kerja tinggi, pembagian pekerjaan dapat dievaluasi agar lebih seimbang.

Dengan demikian, fleet management tidak hanya membantu mengetahui keberadaan kendaraan, tetapi juga membantu meningkatkan produktivitas penggunaan armada.

4. Memantau Pengiriman secara Real-Time

Setelah kendaraan berangkat, tim operasional perlu memastikan perjalanan tetap berjalan sesuai aktivitas yang telah ditentukan.

Tanpa sistem monitoring, tim biasanya harus menghubungi pengemudi melalui telepon atau aplikasi pesan untuk mengetahui posisi dan status perjalanan.

Metode tersebut dapat menjadi tidak efisien ketika perusahaan memiliki banyak kendaraan.

Real Time Monitoring Memberikan Visibilitas Operasional

TMS EasyGo dapat terintegrasi dengan GPS tracking untuk memonitor posisi dan aktivitas kendaraan secara real-time.

Tim operasional dapat memperoleh berbagai informasi seperti:

  • posisi kendaraan

  • status kendaraan

  • riwayat perjalanan

  • checkpoint

  • geofence

  • waktu berhenti

  • serta aktivitas kendaraan lainnya

Dengan visibilitas tersebut, dispatcher tidak harus terus-menerus menghubungi pengemudi untuk mengetahui perkembangan pengiriman.

Ketika terjadi kondisi yang membutuhkan perhatian, tim juga dapat mengetahui informasi lebih cepat.

tu manajemen mengambil keputusan berdasarkan kondisi operasional yang sebenarnya.

5. Menjaga Armada Tetap Siap Digunakan

Kelancaran pengiriman juga bergantung pada kondisi kendaraan.

Ketika kendaraan mengalami kerusakan mendadak, jadwal pengiriman dapat terganggu dan perusahaan harus menanggung biaya tambahan.

Karena itu, maintenance perlu menjadi bagian dari pengelolaan transportasi.

Maintenance Management Membantu Mengurangi Risiko Gangguan Armada

Melalui Maintenance Control System EasyGo, perusahaan dapat mengelola berbagai kebutuhan perawatan kendaraan.

Sistem dapat membantu mengingatkan jadwal seperti:

  • service kendaraan

  • penggantian oli

  • KIR

  • STNK

  • serta kebutuhan maintenance lainnya.

Perawatan juga dapat dipantau berdasarkan kilometer, hours meter, maupun periode waktu.

Dengan sistem peringatan yang lebih terstruktur, perusahaan tidak harus menunggu kendaraan mengalami kerusakan sebelum melakukan pemeriksaan.

Data maintenance juga dapat digunakan untuk melihat biaya pemeliharaan setiap unit kendaraan.

6. Memastikan Barang Sudah Diterima Pelanggan

Tahap akhir dari proses pengiriman adalah memastikan barang telah diterima pelanggan.

Dalam sistem konvensional, bukti penerimaan biasanya berupa surat fisik yang dibawa kembali oleh pengemudi.

Perusahaan baru mendapatkan dokumen tersebut ketika kendaraan kembali ke kantor atau setelah dokumen dikirimkan secara manual.

Proses ini dapat memperlambat administrasi.

E-POD Membantu Digitalisasi Bukti Pengiriman

Melalui Electronic Proof of Delivery atau E-POD, bukti penerimaan barang dapat didokumentasikan secara elektronik.

TMS EasyGo dapat mendukung informasi seperti:

  • foto Delivery Order

  • electronic signature

  • GPS position

  • foto bukti penerimaan

  • serta status delivery

Dengan demikian, tim dapat mengetahui bahwa proses pengiriman telah selesai tanpa harus menunggu dokumen fisik kembali.

Informasi tersebut juga membantu perusahaan ketika membutuhkan bukti penerimaan untuk proses administrasi maupun konfirmasi kepada pelanggan.

7. Membuat Invoice Berdasarkan Aktivitas Order

Setelah proses pengiriman selesai, aktivitas berikutnya biasanya berkaitan dengan administrasi dan penagihan.

Jika data order, pengiriman, dan invoice dikelola secara terpisah, risiko kesalahan pencatatan dapat meningkat.

Integrasi Order dan Invoice Membantu Administrasi

Pada TMS EasyGo, invoice dapat diintegrasikan dengan order.

Artinya, data dari proses pengiriman dapat digunakan sebagai bagian dari proses administrasi berikutnya.

Dengan sistem yang lebih terhubung, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan untuk memasukkan kembali data yang sama pada beberapa sistem berbeda.

Hal ini membantu membuat proses dari order hingga administrasi setelah delivery menjadi lebih terstruktur.

Kesimpulan

Mengelola pengiriman dari order hingga delivery membutuhkan koordinasi antara banyak bagian, mulai dari tim order, dispatcher, pengemudi, fleet operation, finance, hingga manajemen.

Ketika seluruh proses tersebut masih dilakukan secara terpisah, operasional akan semakin kompleks seiring bertambahnya jumlah order dan armada.

Transportation Management System (TMS) membantu menghubungkan proses tersebut dalam satu alur kerja yang lebih terintegrasi.

Melalui TMS EasyGo, perusahaan dapat mengelola Order Management, Delivery Order, Fleet Management, Realtime Monitoring, Driver Management, Cost Management, Maintenance Management, hingga Electronic Proof of Delivery.

Dengan data yang saling terhubung, perusahaan dapat memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap setiap proses pengiriman, meningkatkan kontrol operasional, mengoptimalkan penggunaan armada, serta melakukan evaluasi berdasarkan data.

Pada akhirnya, digitalisasi transportasi bukan hanya soal mengetahui posisi kendaraan, tetapi bagaimana perusahaan dapat mengelola satu proses pengiriman secara utuh sejak order diterima hingga barang sampai dan tercatat sebagai delivery yang selesai.

Ingin mengelola proses pengiriman dari order hingga delivery dalam sistem yang lebih terintegrasi? 


Kunjungi Website EasyGo dan kenali solusi Transportation Management System (TMS) EasyGo untuk mendukung operasional transportasi dan logistik perusahaan Anda.

Category : Artikel
Tags : Artikel