5 Masalah Operasional yang Sering Dihadapi Perusahaan Logistik dan Cara Mengatasinya dengan TMS

Operasional perusahaan logistik tidak sesederhana memindahkan barang dari titik A ke titik B. Di belakang satu proses pengiriman terdapat banyak aktivitas yang harus berjalan bersamaan, mulai dari menerima order, menentukan kendaraan, perencanaan rute, memonitor perjalanan, mengontrol biaya, hingga memastikan barang diterima pelanggan.

Semakin besar jumlah armada dan volume pengiriman, semakin kompleks pula proses yang harus dikelola.

Ketika pengelolaan tersebut masih dilakukan secara manual atau tersebar di berbagai sistem, masalah operasional menjadi lebih sulit dideteksi. Dampaknya dapat berupa keterlambatan pengiriman, biaya yang terus meningkat, rendahnya utilisasi kendaraan, hingga kesulitan mengevaluasi performa bisnis.

Karena itu, banyak perusahaan logistik mulai memanfaatkan Transportation Management System (TMS) untuk mengintegrasikan proses operasional dalam satu sistem.

Berikut lima masalah operasional yang sering dihadapi perusahaan logistik serta bagaimana teknologi seperti TMS EasyGo dapat membantu mengatasinya.

1. Keterlambatan Pengiriman Barang

Keterlambatan menjadi salah satu tantangan yang paling umum dalam bisnis logistik.

Penyebabnya bisa berasal dari kemacetan, pemilihan rute yang kurang optimal, proses bongkar muat yang terlalu lama, perubahan kondisi perjalanan, hingga tidak tersedianya informasi posisi kendaraan secara real-time.

Bagi perusahaan logistik, keterlambatan tidak hanya berpengaruh pada satu pengiriman. Ketika kendaraan terlambat menyelesaikan perjalanan pertama, jadwal pengiriman berikutnya juga dapat ikut terganggu.

Pada akhirnya, kondisi ini dapat mempengaruhi pemenuhan Service Level Agreement (SLA) serta kepuasan pelanggan.

Cara Mengatasi Keterlambatan dengan Route Planner TMS EasyGo

Salah satu cara mengurangi risiko keterlambatan adalah dengan memiliki perencanaan rute yang lebih terstruktur.

Melalui fitur Route Planner pada TMS EasyGo, perusahaan dapat merencanakan rute pengiriman berdasarkan berbagai parameter perjalanan sehingga kendaraan dapat diarahkan melalui jalur yang lebih efisien dari sisi jarak maupun waktu.

Route Planner juga dapat membantu menentukan urutan tujuan pengiriman, mempertimbangkan kapasitas kendaraan, serta memperkirakan waktu kedatangan atau Estimated Time of Arrival (ETA).

Ketika terjadi hambatan di perjalanan, fitur re-route dapat digunakan untuk mengatur ulang rute agar kendaraan mendapatkan alternatif perjalanan yang lebih sesuai dengan kondisi di lapangan.

Dengan demikian, perusahaan tidak hanya mengetahui dimana kendaraan harus pergi, tetapi juga memiliki dasar yang lebih baik untuk mengoptimalkan perjalanan dan menjaga jadwal pengiriman.

2. Biaya Operasional Armada yang Sulit Dikendalikan

Dalam perusahaan logistik, armada merupakan salah satu sumber pengeluaran terbesar.

Biaya bahan bakar, tol, perawatan kendaraan, penggantian ban, biaya perjalanan, hingga penggunaan kendaraan yang kurang produktif dapat menyebabkan biaya operasional meningkat.

Masalahnya, tidak semua pemborosan mudah terlihat.

Kendaraan yang terlalu lama dalam kondisi idle, rute perjalanan yang terlalu panjang, penggunaan bahan bakar yang tidak efisien, atau rendahnya jumlah pengiriman per kendaraan dapat terjadi tanpa diketahui manajemen secara langsung.

Jika berlangsung dalam waktu lama dan terjadi pada banyak unit kendaraan, nilainya dapat menjadi signifikan.

Cara Mengontrol Biaya melalui Fleet dan Cost Management EasyGo

TMS EasyGo menyediakan pengelolaan armada yang memungkinkan perusahaan memantau berbagai aktivitas kendaraan dalam satu sistem.

Melalui Fleet Management, perusahaan dapat melihat informasi seperti jarak tempuh, perjalanan kendaraan, waktu berhenti, utilisasi armada, hingga aktivitas operasional lainnya.

Sementara itu, fitur Cost Management membantu perusahaan mencatat serta mengevaluasi biaya yang berkaitan dengan aktivitas armada dan pengiriman.

Informasi tersebut dapat membantu perusahaan membandingkan produktivitas kendaraan dengan biaya yang dikeluarkan.

Misalnya, manajemen dapat mengevaluasi apakah suatu kendaraan memiliki biaya operasional tinggi tetapi jumlah perjalanan produktifnya relatif rendah.

EasyGo juga menyediakan monitoring terhadap excessive idling, sehingga perusahaan dapat mengetahui ketika kendaraan terlalu lama menyala tanpa melakukan perjalanan produktif.

Bila diperlukan, penggunaan Fuel Sensor juga dapat membantu perusahaan memonitor konsumsi bahan bakar dan mendeteksi perubahan level BBM pada kendaraan.

Dengan data yang lebih terstruktur, pengendalian biaya tidak lagi hanya bergantung pada laporan manual atau perkiraan.

3. Sulit Mengetahui Posisi dan Aktivitas Armada

Ketika perusahaan hanya memiliki beberapa kendaraan, pemantauan melalui telepon atau grup pesan mungkin masih dapat dilakukan.

Namun, metode tersebut akan semakin sulit digunakan ketika perusahaan mengelola puluhan, ratusan, bahkan ribuan kendaraan.

Tim operasional perlu mengetahui kendaraan mana yang sedang menuju lokasi pelanggan, kendaraan mana yang berhenti, armada yang sedang membawa Delivery Order, hingga kendaraan yang tersedia untuk pekerjaan berikutnya.

Tanpa sistem terpusat, informasi tersebut sering kali tersebar dan terlambat diterima.

Cara Memantau Armada dengan Real Time Monitoring TMS EasyGo

TMS EasyGo memiliki fitur Real Time Monitoring yang memungkinkan posisi serta aktivitas kendaraan dipantau melalui platform secara real-time.

Perusahaan dapat memperoleh berbagai informasi operasional, seperti lokasi kendaraan, status perjalanan, riwayat rute, geofence, checkpoint, serta aktivitas kendaraan lainnya.

Dengan visibilitas tersebut, tim operasional tidak harus selalu menghubungi pengemudi untuk menanyakan posisi kendaraan.

Informasi mengenai pengiriman juga dapat dikaitkan dengan Delivery Order System, sehingga perusahaan dapat melihat unit mana yang sedang membawa order dan unit mana yang tidak sedang menjalankan pengiriman.

Bagi pelanggan, keberadaan informasi perjalanan yang lebih transparan juga dapat meningkatkan kualitas layanan karena tim dapat memberikan pembaruan berdasarkan data aktual.

Selain melalui website, EasyGo juga mendukung penggunaan melalui platform mobile sehingga informasi penting mengenai operasional dapat diakses lebih fleksibel.

4. Kerusakan Kendaraan Mengganggu Jadwal Pengiriman

Armada merupakan aset utama dalam bisnis transportasi.

Ketika satu kendaraan mengalami kerusakan di tengah perjalanan, dampaknya dapat menyebar ke seluruh proses operasional.

Perusahaan mungkin harus mengirim kendaraan pengganti, mengatur ulang Delivery Order, menunda jadwal pelanggan, atau mengeluarkan biaya perbaikan yang lebih besar.

Salah satu penyebab masalah tersebut adalah perawatan kendaraan yang masih bersifat reaktif.

Kendaraan baru diperiksa setelah muncul masalah, bukan sebelum masalah terjadi.

Cara Mengatasinya dengan Maintenance Control System EasyGo

Melalui Maintenance Control System, perusahaan dapat mengatur dan memonitor jadwal perawatan kendaraan secara lebih terstruktur.

Sistem dapat membantu perusahaan mengontrol kebutuhan perawatan berdasarkan parameter seperti jarak tempuh, hours meter, maupun periode waktu.

Perusahaan juga dapat mengelola informasi mengenai jadwal servis, penggantian oli, hingga masa berlaku dokumen kendaraan seperti STNK dan KIR.

Peringatan dapat diberikan melalui sistem notifikasi sehingga tim tidak hanya mengandalkan catatan manual untuk mengetahui kapan kendaraan membutuhkan pemeriksaan.

Data biaya maintenance juga dapat digunakan untuk melakukan analisis terhadap masing-masing armada.

Dengan demikian, perusahaan dapat mengetahui kendaraan yang memiliki biaya pemeliharaan terlalu tinggi serta menentukan apakah unit tersebut masih ekonomis untuk digunakan.

Pendekatan ini membantu perusahaan beralih dari reactive maintenance menjadi preventive maintenance.

5. Data Operasional Tersebar dan Sulit Digunakan untuk Mengambil Keputusan

Masalah berikutnya sering muncul ketika perusahaan mulai berkembang.

Data order berada di satu tempat, data kendaraan berada di sistem lain, biaya dicatat secara terpisah, sementara laporan pengiriman masih dikumpulkan secara manual.

Akibatnya, manajemen membutuhkan waktu lebih lama untuk mengetahui kondisi operasional perusahaan secara keseluruhan.

Padahal, dalam bisnis logistik, keputusan sering kali harus dibuat dengan cepat.

Cara Mengatasinya dengan Dashboard dan Integrated TMS EasyGo

TMS EasyGo dirancang untuk menghubungkan berbagai aktivitas transportasi dan logistik dalam satu ekosistem.

Melalui Executive Summary Dashboard, manajemen dapat memperoleh gambaran mengenai berbagai indikator bisnis seperti aktivitas Delivery Order, revenue, profit, biaya armada, hingga performa operasional.

Dengan data yang lebih terintegrasi, perusahaan dapat melakukan evaluasi berdasarkan informasi operasional yang tersedia.

Sebagai contoh, manajemen dapat melihat kendaraan mana yang memiliki utilisasi tinggi, kendaraan mana yang terlalu sering idle, biaya yang dikeluarkan setiap unit, hingga jumlah Delivery Order yang berhasil diselesaikan.

TMS EasyGo juga mendukung integrasi API, sehingga sistem dapat dihubungkan dengan aplikasi atau ekosistem perusahaan lain sesuai dengan kebutuhan implementasi.

Kesimpulan

Berbagai masalah operasional seperti keterlambatan pengiriman, biaya armada yang tinggi, sulitnya memantau kendaraan, hingga data yang tersebar dapat mempengaruhi efisiensi perusahaan logistik. Karena itu, dibutuhkan sistem yang mampu menghubungkan seluruh proses operasional dalam satu ekosistem yang terintegrasi.

Transportation Management System (TMS) EasyGo membantu perusahaan mengelola proses mulai dari Order Management, Delivery Order, Route Planner, real time monitoring, maintenance, cost management, hingga Electronic Proof of Delivery. Dengan dukungan data yang lebih terpusat dan dapat dipantau secara real-time, perusahaan dapat meningkatkan visibilitas operasional, mengoptimalkan penggunaan armada, serta mengambil keputusan dengan lebih cepat dan tepat.

Digitalisasi melalui TMS bukan sekadar mengikuti perkembangan teknologi, tetapi menjadi langkah penting untuk membangun operasional transportasi dan logistik yang lebih efisien, terukur, dan siap berkembang.

Ingin membuat operasional logistik perusahaan lebih efisien? 

Kunjungi website EasyGo dan temukan solusi Transportation Management System (TMS) EasyGo yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.